Автоматизация управления строительством: оптимизация рабочих процессов подачи заявок и рассмотрения запросов
Процессы управления строительством могут создавать серьезные проблемы для производительности проекта. Обработка заявок и запросов на информацию (RFI — необходимая часть жизненного цикла проекта) — утомительная и трудоемкая задача для большинства проектных команд. В случае более крупных проектов команды могут быть завалены тысячами заявок и сотнями запросов на информацию.
Индустрия AEC развивается молниеносными темпами, требуя от архитекторов и инженеров быстрой обработки и разрешения запросов и заявок, чтобы соблюдать сжатые сроки и удерживать затраты в рамках бюджета, что представляет собой постоянную проблему для команд.
В строительстве время – деньги
Проблемы оптимального администрирования контрактов многочисленны. Обработка заявок и запросов на информацию осуществляется через системы нескольких компаний, а не через одну целостную автоматизированную систему. Таким образом, передача файлов требует вмешательства человека для загрузки, скачивания и повторного ввода информации между системами; и вмешательство человека, к сожалению, склонно к человеческим ошибкам. В результате информация может быть неполной, неточной или содержать ошибки, подрывающие доверие между сторонами.
Чтобы проекты продвигались вперед, запросы на информацию и заявки должны обрабатываться и рассматриваться своевременно, иначе это может привести к задержкам. Задержки в передаче запросов на информацию могут привести к переделкам, проблемам с безопасностью, увеличению затрат и задержкам графика. Это часто может привести к поиску виноватых среди сторон, подрывая доверие заинтересованных сторон и координацию проекта.
Наконец, при обмене информацией между системами представляемые данные могут быть неполными или содержать неточную информацию, что приводит к длительным процедурам пересмотра и повторной подачи. Плохо написанные или недостаточно ясные запросы на информацию могут привести к недопониманию между командой проектировщиков и подрядчиками. Это может привести к задержкам в получении необходимой информации или неверным интерпретациям, что потенциально может привести к ошибкам в строительстве.
В последнее время давление продолжает нарастать, поскольку бюджеты становятся более жесткими, а сроки ужесточаются. Это побудило отрасль искать решения для сокращения большого количества оплачиваемых часов, такие как автоматизированное администрирование контрактов.
Автоматизация процессов подачи запросов и подачи заявок
Использование платформ управления строительными проектами, таких как Newforma Konekt, помогает проектным группам автоматизировать процесс администрирования контрактов, значительно сокращая человеческие ошибки и время проверки.
Автоматизация и оптимизация управления документацией оказали большую помощь отрасли архитектуры, проектирования, строительства и эксплуатации (AECO) в целом, помогая фирмам:
Сократите ручную административную работу по загрузке и скачиванию файлов. Сократите количество электронных писем во время цикла проверки. Прозрачность рабочего процесса/мяча на площадке. Отслеживайте приоритетные, подлежащие оплате и просроченные задачи.
Newforma Konekt позволяет архитекторам отправлять электронные письма непосредственно из Microsoft Outlook в виде заявки или запроса на информацию. Они могут получать информацию прямо из электронного письма, включая вложения, и автоматически заполнять заявку/запрос на информацию в записи проекта, устраняя дублирующиеся вводы данных и избавляя фирмы от трудоемких ручных задач по их индивидуальной регистрации.
Затем архитектор может передать информацию группе проверки, а рецензентам через Newforma Konekt будут отправлены уведомления по электронной почте со ссылкой на заявку или запрос на информацию. Группы проверки могут затем быстро получить доступ к вложениям и ответить/проверить непосредственно на платформе, сохраняя информацию внутри компании.
В случае возникновения какой-либо путаницы или необходимости перефразировать эти RFI или запросы, платформа позволяет пользователям видеть рабочий процесс и историю каждого запроса или RFI, избавляя команды от необходимости искать вручную благодаря своим совокупным функциям поиска и фильтрации.
Ньюформа Конект в действии
Michael Petrovick Architects PLLC, архитектурная фирма, базирующаяся в Эймсбери, штат Массачусетс, умело управляет несколькими проектами одновременно, заработав звездную репутацию во всей Новой Англии. Они также стремились оптимизировать управление контрактами.
Они начали использовать Newforma Konekt и испытали плавную трансформацию процесса подачи документов, упростив его за считанные дни. Централизуя доступ к информации в едином центре, они попрощались с громоздкими электронными таблицами и беспорядочными документами, что привело к сокращению оплачиваемых часов.
Существенное сокращение времени рабочего процесса позволило фирме выделить больше ресурсов на дополнительные проекты, открыв новые возможности получения дохода.
Узнайте больше о Newforma Konekt и узнайте, как сэкономить на оплачиваемых часах, взять на себя больше проектов и улучшить процесс разработки.
